IZJAVA O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV – PRIVACY POLICY
Zavod ŠOLT in z njim kapitalsko, lastniško in upravljavsko povezane organizacije (v nadaljnjem besedilu: »Zavod ŠOLT«) nudi posebno skrb varnosti vašim osebnim podatkom. Vsi posredovani osebni podatki so obravnavani zaupno in so uporabljeni le za namen, zaradi katerega so bili pridobljeni ali posredovani. Z vašimi osebnimi podatki upravljamo z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno zakonodajo in najvišje standarde njihove obravnave. Za varnost vaših osebnih podatkov med drugim skrbimo z ustreznimi organizacijskimi ukrepi, postopki dela in naprednimi tehnološkimi rešitvami ter zunanjimi strokovnjaki z namenom čim bolj učinkovite zaščite vaših osebnih podatkov. Pri tem uporabljamo ustrezno stopnjo zaščite in razumne fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varujemo pred nenamernim ali nezakonskim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali drugače obdelani.
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov določa, kako Zavod ŠOLT obdeluje vaše osebne podatke, ki nam jih posredujete neposredno ali posredno ali jih dobimo prek naše spletne strani ter o pravicah, ki vam v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pripadajo. Ta izjava o zasebnosti je bila nazadnje spremenjena 25.5.2019. To izjavo o zasebnosti lahko občasno tudi spremenimo, skupaj s preteklimi verzijami, jo objavimo na naši spletni strani.
V Izjavi o varstvu osebnih podatkov, skladno z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: “Splošna uredba GDPR”), vključujemo naslednje informacije:
Naziv organizacije: Zavod ŠOLT
Sedež organizacije: Svetčeva ulica 9, 1000 Ljubljana
Matična številka: 1453343000; Identifikacijska številka za DDV: SI 17235863;
Transakcijski račun: IBAN SI56 0201 0008 9628 548 in IBAN SI56 2900 0005 9825 868
Telefon: +386 1 242-1270
E-pošta: info@zavod-solt.si
Spletna stran: www.zavod-solt.si
Ustanovitelja: Društvo Študentske organizacije ljudske tehnike in ŠOU v Ljubljani
Direktor: Jože Hrastnik
Kaj so osebni podatki?
Osebni podatek je katerikoli podatek v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, kot na primer: ime in priimek, domači naslov, lokacija (telefon lahko oddaja lokacijo), spletni identifikator (IP naslov), elektronski naslov, telefonska številka ipd.
Kaj pomeni obdelava osebnih podatkov in kdaj se osebni podatki lahko obdelujejo?
Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.
Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če tako določa zakon, ali če je podana ustrezna pravna podlaga. Obdelujemo osebne podatke študentov, tudi bodočih in bivših študentov ter posameznikov, ki so koristili storitve Zavoda ŠOLT ter osebne podatke obiskovalcev spletnih strani zavoda in uporabnikov podstrani (testi, forumi, spletne učilnice ipd) ter obiskovalcev socialnih omrežij Zavoda ŠOLT.
Med drugim obdelujemo naslednje osebne podatke o posamezniku:
Uporabniki spletne strani Zavoda ŠOLT se lahko vselej prostovoljno odločite ali boste preko spletnega obrazca stopili v stik z nami in katera morebitna brezplačna interaktivna orodja boste na spletni strani uporabljali. Posamezniki lahko na elektronske naslove, objavljene na naših spletnih straneh, naslovite tudi elektronsko sporočilo. V tem primeru se prostovoljno odločite, katere osebne podatke nam želite zaupati.
Ob vsakem obisku spletnih strani, ki jih upravlja Zavod ŠOLT se na spletnem strežniku avtomatsko shranjuje dnevniška datoteka spletnega strežnika (npr. IP-številka – številka, ki identificira posamezen računalnik oz. drugo napravo na spletu; verzija brskalnika, obiskana podstran, čas in trajanje obiska, stran, s katere je bila zahtevana datoteka, datum in uro zahteve, čas, porabljen na spletni strani, količina prenesenih podatkov, status dostopa – ali je bila datoteka prenesena ali ni bila najdena in podobno).
V sklopu teh namenov spletne strani uporabljajo piškotke, katerih narava je podrobneje predstavljena v Politiki uporabe piškotkov na spletni strani. Ti podatki se obdelujejo z namenom vodenja statistike obiskov na naši spletni strani, za izboljšanje delovanja spletnih strani in za zagotavljanje varnosti informacijskih sistemov.
Zavod ŠOLT prek digitalnih socialnih omrežij stopa v stik s posamezniki in širšo javnostjo, zaradi česar je pomembno, da se posamezniki seznanijo tudi s pravili teh omrežij oz. z njihovimi politikami zasebnosti ter z nastavitvami zasebnosti.
Kadar dostopate do storitev Zavoda ŠOLT prek digitalnih socialnih omrežij ali se povežete s storitvijo prek digitalnega socialnega omrežja, lahko podatki o vas vključujejo tudi uporabniško identifikacijo in/ali uporabniško ime, ki je povezano s posameznim digitalnim socialnim omrežjem, vse podatke ali vsebine, za katere dovolite, da jih digitalno socialno omrežje deli z nami, kot je prikazana fotografija, elektronski naslov ali seznam prijateljev, in vse podatke, ki ste jih javno objavili v zvezi s posameznim socialnim omrežjem.
Podrobnejše informacije o namenih in obsegu obdelovanja osebnih podatkov s strani ponudnikov digitalnih vsebin lahko pridobite neposredno pri ponudnikih teh storitev, upravljavcih teh socialnih digitalnih omrežij oziroma neposredno v okviru teh digitalnih socialnih omrežij. Zavod ŠOLT ne prevzema nobene odgovornosti za zaščito vaših osebnih podatkov v okviru navedenih socialnih omrežij, spletnih storitev ter vseh njim pripadajočih spletnih mest.
Kadar dostopate do spletnih storitev drugih ponudnikov preko spletne strani Zavoda ŠOLT (e-testi, forumi, spletne učilnice), lahko ti ponudniki pogojujejo dostop do teh spletnih storitev z uporabniško identifikacijo. Pred tem se poučite o namenih in obsegu obdelovanja osebnih podatkov pri teh ponudnikih.
V okviru znanstvenih raziskav lahko poleg zgoraj navedenega obdelamo dodatne osebne podatke za vsako raziskavo ali študijo. Vrsta in obseg osebnih podatkov se lahko v teh primerih razlikujejo; dodatne informacije o tem bodo spremljale zadevno raziskavo ali študijo.
Zavod ŠOLT pri obdelavi osebnih podatkov sledi svojemu poslanstvu. Zavod ŠOLT obdeluje osebne podatke tudi za izpolnjevanje zakonskih obveznosti.
Osebni podatki posameznikov se obdelujejo za naslednje namene:
Osebni podatki, ki jih posredujejo obiskovalci na naših spletnih straneh, se obdelujejo za naslednje namene:
Da bi lahko obdelovali vaše osebne podatke, mora obstajati pravna podlaga za to, kot je določeno v Splošni uredbi GDPR. Obdelava je zakonita le in v kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:
V primeru Zavoda ŠOLT bo ta zakonita podlaga – odvisno od vrste zadevnih osebnih podatkov – obdelava za izvedbo pogodbe oz. obligacijskega razmerja, obdelava za izpolnitev zakonske obveznosti, obdelava za izvedbo zakonitega interesa ali obdelava na podlagi vaše privolitve.
a. Obdelava na izvedbo pogodbe oz. obligacijskega razmerja:
V okviru izvrševanja pogodbenih in obligacijskih pravic in obveznosti Zavoda ŠOLT do posameznikov.
b. Obdelava za izpolnitev zakonskih obveznosti:
Obdelovati moramo določene podatke o posameznikih na podlagi zakonodaje, kot je Zakon o visokem šolstvu, Zakon o raziskovalni in razvojni dejavnosti, Zakon o knjižničarstvu, Zakon o varnosti in zdravju pri delu, Stanovanjski zakon, Zakon o varstvu dokumentiranega in arhivskega gradiva in arhivih idr.
c. Obdelava za izvedbo zakonitega interesa:
Zaradi ravnovesja interesov lahko obdelavo vaših osebnih podatkov izvedemo za namen varovanja zakonitih interesov nas samih ali tretjih oseb. V vsakem primeru se obdelava podatkov izvaja v naslednjih primerih za varovanje zakonitih interesov:
To pomeni, da vaše podatke obdelujemo za namene, kot so naslednji:
d. Obdelava osebnih podatkov na podlagi soglasja
Če se ne uporablja nobena od prej navedenih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov, vas bomo prosili za vaše soglasje pri obdelavi določenih osebnih podatkov. Vaše soglasje nam omogoča oblikovanje personaliziranih in segmentiranih obvestil o dogodkih, ugodnostih, posredovanje revij, brošur in reklamnega gradiva Zavoda ŠOLT ter naših pogodbenih partnerjev.
Soglasje lahko kadar koli prekličete.
Na dogodkih v organizaciji Zavoda ŠOLT se občasno izvaja slikovno snemanje, kar vključuje fotografiranje udeležencev oziroma video snemanje dogodka. O tem Zavod ŠOLT predhodno obvesti udeležence in od njih pridobi ločeno privolitev k tovrstni obdelavi njihovih podatkov. Pri slikovnem snemanju dogodkov si Zavod ŠOLT pridržuje pravico, da udeležence slikovno posname tudi brez njihove izrecne privolitve, če gre za slikovno snemanje večjega števila udeležencev, pri katerem posameznik ni osrednji motiv slikovnega posnetka, in zato ni mogoče trditi, da fotografija predstavlja njegov osebni podatek.
Po potrebi bomo za izvajanje določenih del, ki prispevajo k našim storitvam, pooblastili druga podjetja in posameznike. V takem primeru lahko Zavod ŠOLT posreduje osebne podatke tudi takšnim skrbno izbranim zunanjim obdelovalcem, ki bodo z zavodom sklenili pogodbo o obdelavi osebnih podatkov oziroma vsebinsko enak dogovor ali drug zavezujoč dokument (v nadaljevanju: “Pogodba o obdelavi”). Zunanjim obdelovalcem bomo tovrstne podatke posredovali oziroma naredili dostopne samo v obsegu, ki ga zahteva določen namen. Teh podatkov zunanji obdelovalec ne sme uporabljati v nobene druge namene, pri čemer izpolnjuje najmanj vse standarde obdelave osebnih podatkov, ki jih predvideva veljavna zakonodaja. Zunanji obdelovalci so zavodu pogodbeno zavezani k spoštovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.
Zavod ŠOLT na podlagi obrazložene zahteve posreduje osebne podatke tudi pristojnim državnim organom, ki imajo za to zakonsko podlago. Zavod ŠOLT se bo npr. odzval na zahteve sodišč, organov pregona in drugih državnih organov, ki lahko vključujejo tudi državne organe druge države članice EU.
Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih osebnih podatkov. Podatke hranimo največ toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani ali nadalje obdelani oziroma do poteka zastaralnih rokov za izpolnitev obveznosti ali zakonsko predpisanega roka hrambe.
Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.
Uresničevanje vaših pravic v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov vam zagotavljamo brez nepotrebnega odlašanja. O vaši zahtevi bomo odločili v enem mesecu po prejemu vaše zahteve. V primeru kompleksnosti in večjega števila zahtev lahko rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca. Če podaljšamo rok, vas o vsakem takem podaljšanju obvestimo v enem mesecu od prejema zahtevka skupaj z razlogi za zamudo.
Zahteve v zvezi z uresničevanjem vaših pravic lahko pošljete preko elektronskega naslova info@zavod-solt.si ali po pošti na naš naslov.
Kadar zahtevo predložite z elektronskimi sredstvi, vam informacije, kadar je mogoče, zagotovimo z elektronskimi sredstvi, razen če ne zahtevate drugače.
Kadar obstaja upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo v zvezi s kakšno od njegovih pravic, lahko zahtevamo zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
Če so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko:
Omogočamo vam naslednje pravice v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov:
(i) pravica do dostopa do podatkov
Vedno imate pravico do seznanitve, ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki in če se, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:
(ii) pravica do popravka
Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja popravimo netočne osebne podatke v zvezi vami ter ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.
(iii) pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)
Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja vaše osebne podatke izbrišemo, kadar velja eden od naslednjih razlogov:
(iv) pravica do omejitve obdelave
Pravico imate doseči, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar velja eden od naslednjih primerov:
Kadar je bila obdelava vaših osebnih podatkov omejena v skladu s prejšnjim odstavkom, se taki osebni podatki z izjemo njihovega shranjevanja obdelujejo le z vašo privolitvijo, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali zaradi varstva pravic druge fizične ali pravne osebe.
Pred preklicem omejitve obdelave vaših osebnih podatkov smo vas o tem dolžni obvestiti.
(v) pravica do prenosljivosti podatkov
Pravico imate, da prejmete vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabni in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas osnovni upravljavec pri tem oviral, kadar obdelava temelji na vaši privolitvi in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Na vašo zahtevo, kadar je to tehnično izvedljivo, se lahko osebni podatki neposredno prenesejo k drugemu upravljavcu.
(vi) pravica do ugovora
Kadar vaše podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa za namene trženja, lahko taki obdelavi kadar koli ugovarjate.
Vaše osebne podatke prenehamo obdelovati, razen če dokažemo nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Morebitno pritožbo, v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov, lahko pošljete preko elektronskega naslova info@zavod-solt.si ali po pošti na naš naslov.
V primeru, da o vaši zahtevi ne odločimo v zakonskem roku ali vašo zahtevo zavrnemo imate možnost vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu.
Prav tako imate pravico, da vložite pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši slovenske predpise ali predpise EU na področju varstva osebnih podatkov.
Če ste uveljavljali pravico do dostopa do podatkov in po prejeti odločitvi menite, da osebni podatki, ki ste jih prejeli, niso osebni podatki, ki ste jih zahtevali, ali da niste prejeli vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko pred vložitvijo pritožbe Informacijskemu pooblaščencu vložite obrazloženo pritožbo pri podjetju v roku 15 dni. O vaši pritožbi moramo odločiti kot o novi zahtevi v osmih delovnih dneh.
Za vse, kar ni zapisano v tej Izjavi o varstvu osebnih podatkov, se uporablja veljavna zakonodaja.
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov pri Zavodu ŠOLT: Jože Hrastnik
Zavod ŠOLT
Ljubljana, dne 25.5.2019